Website & Software „Automotive Controlling“
Automotive Controlling Systems GmbH
Stand: 12.02.2026
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website sowie an den von uns angebotenen Softwarelösungen und digitalen Dienstleistungen. Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns einen besonders hohen Stellenwert.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht – sowohl im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website als auch im Rahmen der Nutzung von Softwareprodukten und digitalen Dienstleistungen, die durch die Automotive Controlling Systems GmbH angeboten, bereitgestellt, vertrieben, vermarktet oder betreut werden.
Dabei kann es sich sowohl um eigene Softwareprodukte als auch um Softwarelösungen Dritter oder unserer Kunden handeln. Je nach Produkt und Vertragsgestaltung kann die Automotive Controlling Systems GmbH insbesondere als Anbieter, Vertriebspartner, Vermarktungs- oder Supportdienstleister tätig sein.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Automotive Controlling Systems GmbH
Gewerbepark Cité 22
76532 Baden-Baden
Deutschland
E-Mail: support@automotive-controlling.com
Website: www.automotive-controlling.com
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
Die konkrete datenschutzrechtliche Rolle der Automotive Controlling Systems GmbH kann je nach Softwareprodukt, Vertragsverhältnis und Art der jeweiligen Verarbeitung unterschiedlich sein. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden oder eines anderen Verantwortlichen verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Website und Software werden in Deutschland betrieben. Wir setzen hierfür technische Dienstleister ein.
Hosting-Dienstleister (Beispiel): Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
Der Datenstandort liegt in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn dies in dieser Erklärung ausdrücklich beschrieben wird oder geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorliegen.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um Daten zu schützen, z. B. Verschlüsselung (TLS/https), Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung, Datensicherungen und Berechtigungskonzepte.
Bitte beachten Sie: Internetbasierte Übertragungen können Sicherheitslücken aufweisen; ein absoluter Schutz ist nicht möglich.
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Daten in Server-Logfiles verarbeitet. Dies können sein:
– IP-Adresse,
– Datum und Uhrzeit,
– aufgerufene Seiten/Dateien,
– Referrer-URL,
– Browser/OS,
– Provider/technische Parameter.
Zwecke: technische Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse, Missbrauchs- und Angriffserkennung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 TTDSG gesetzt.
Nicht notwendige Cookies/Technologien (z. B. Analyse/Marketing) setzen wir nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG). Einwilligungen können Sie jederzeit über das Cookie-Banner ändern oder widerrufen.
Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Inhalt), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Unsere Website kann Google Analytics 4 („GA4“) verwenden, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
GA4 hilft uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Verarbeitet werden können insbesondere Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe, Klicks, Interaktionen), Geräte-/Browserinformationen sowie – technisch erforderlich – IP-Informationen.
Zwecke: Reichweitenmessung, Optimierung der Website, Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TTDSG), sofern GA4 eingesetzt wird.
Drittlandübermittlung: Je nach Konfiguration kann eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden. Wir setzen – soweit erforderlich – geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) ein.
Widerruf/Opt-out: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Cookie-Banner widerrufen.
Sofern aktiviert, können Funktionen wie Google Signals/Remarketing genutzt werden. Dies erfolgt nur nach Einwilligung und kann jederzeit widerrufen werden.
Sofern eingesetzt, nutzen wir den Google Tag Manager (Google Ireland Limited) zur Verwaltung von Website-Tags. Der Tag Manager setzt selbst nicht zwingend Cookies, kann jedoch technisch Verbindungsdaten (z. B. IP) verarbeiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – soweit keine einwilligungspflichtigen Cookies/Tags ausgelöst werden; ansonsten Einwilligung über das Cookie-Banner.
Zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen können wir Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited) einsetzen. Dabei können IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten sowie Interaktionsdaten verarbeitet werden.
Zweck: Schutz vor Spam und Missbrauch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder – je nach Implementierung – Einwilligung.
Die Automotive Controlling Systems GmbH bietet, vertreibt, vermarktet und betreut verschiedene Softwareprodukte und digitale Dienstleistungen.
Hierbei kann es sich sowohl um eigene Softwarelösungen als auch um Softwareprodukte und digitale Lösungen Dritter oder unserer Kunden handeln.
Abhängig vom jeweiligen Produkt können unsere Leistungen insbesondere die Bereitstellung und Administration von Software, den Vertrieb und die Vermarktung, die technische Betreuung, den Kundenservice sowie Supportleistungen umfassen.
Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit richtet sich nach dem jeweiligen Softwareprodukt, dem Vertragsverhältnis und der konkreten Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Automotive Controlling Systems GmbH selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, erfolgt die Verarbeitung als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden oder eines anderen Verantwortlichen verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Bei Softwareprodukten Dritter kann der jeweilige Softwareanbieter oder Kunde selbst Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sein. Die Automotive Controlling Systems GmbH verarbeitet personenbezogene Daten in diesen Fällen nur im Umfang der jeweils übernommenen Leistungen und datenschutzrechtlichen Rolle.
Je nach eingesetztem Softwareprodukt und dessen Funktionsumfang können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
Welche Daten konkret verarbeitet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Softwareprodukt, dessen Funktionsumfang sowie der Art der Nutzung.
Die Verarbeitung kann – abhängig vom jeweiligen Softwareprodukt und Vertragsverhältnis – insbesondere folgenden Zwecken dienen:
Zur Bereitstellung, zum Betrieb und zur Betreuung von Softwareprodukten können technische Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, beispielsweise für Hosting, Infrastruktur, E-Mail-Versand, Kommunikation oder technische Supportleistungen.
Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben abgeschlossen.
Bei Softwareprodukten Dritter können darüber hinaus weitere Dienstleister durch den jeweiligen Softwareanbieter, Kunden oder Verantwortlichen eingesetzt werden. Für deren Auswahl und Einsatz ist die Automotive Controlling Systems GmbH nur verantwortlich, soweit diese Dienstleister von ihr selbst beauftragt werden.
System- und Benachrichtigungs-E-Mails können über einen externen Versanddienstleister (SMTP Turbo) versendet werden. Standard-Absender ist support@automotive-controlling.com, sofern nicht eine kundeneigene Absender-/SMTP-Konfiguration vereinbart ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Kommunikation).
Wir verarbeiten Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Ansprechpartner, Rechnungsadresse, Bankverbindung bei SEPA-Lastschrift), um Zahlungen abzuwickeln und Rechnungen zu erstellen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten).
Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich für den Zeitraum, der zur Erfüllung der jeweiligen vertraglichen, gesetzlichen oder technischen Zwecke erforderlich ist.
14.1 Vertrags- und Nutzerdaten (SaaS-Kunden)
Personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern und Nutzern werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten grundsätzlich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder die Daten zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden.
14.2 Auftrags- und Transportdaten
Daten, die im Rahmen eines Transport-, Überführungs- oder Dispositionsauftrags verarbeitet werden (z. B. Fahrzeugdaten, Auftragsdaten, Fahrerzuordnung, Dokumentationen), werden:
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 6 bzw. 10 Jahre gemäß HGB und AO.
14.3 Temporäre Standortdaten (keine permanente Überwachung)
Sofern im Rahmen eines Auftrags eine Standortverarbeitung aktiviert wird, erfolgt diese ausschließlich zeitlich begrenzt zwischen:
Eine dauerhafte Live-Überwachung oder permanente Bewegungsprofilbildung findet nicht statt.
Die aktive Standorterfassung endet automatisch mit Abschluss des jeweiligen Auftrags.
Archivierte Auftragsdaten, einschließlich der im Auftrag gespeicherten Positionsdaten, werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend gelöscht.
14.4 Datenverarbeitung im Rahmen von Drittaufträgen
Soweit Daten im Rahmen von Aufträgen verarbeitet werden, die durch Dritte (z. B. Autohaus, Leasinggesellschaft, Fuhrparkbetreiber) eingestellt werden, erfolgt die Speicherung ebenfalls ausschließlich:
Die Automotive Controlling Systems GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
14.5 Server-Logdaten
Technische Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Systemmeldungen) werden aus Sicherheits- und Stabilitätsgründen gespeichert.
Diese Daten werden regelmäßig automatisiert gelöscht, sofern sie nicht aus sicherheitsrelevanten Gründen länger benötigt werden.
14.6 Backup- und Sicherungssysteme
Zur Gewährleistung der Datensicherheit werden regelmäßige Sicherungskopien erstellt.
Backups werden in technisch getrennten Systemen gespeichert und nach definierten Sicherungsintervallen automatisiert überschrieben.
Eine separate inhaltliche Nutzung dieser Daten findet nicht statt.
14.7 Gesetzliche Verpflichtungen
Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden die betreffenden Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
14.8 Löschkonzept
Nach Wegfall des Speicherzwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden personenbezogene Daten entsprechend einem internen Lösch- und Berechtigungskonzept gelöscht oder datenschutzkonform anonymisiert.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf erteilter Einwilligungen.
Kontakt: support@automotive-controlling.com
Bei Datenverarbeitung innerhalb der Software (Auftragsverarbeitung) sind Anfragen regelmäßig an den Kunden als Verantwortlichen zu richten; wir unterstützen im Rahmen des AVV.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich nicht statt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version, die auf unserer Website veröffentlicht ist.
